(الهيكل الاداري لكلية التربية أبن رشد)
شعبة ضمان الجودة وتقويم الأداء
تأسست الشعبة في عام 2009 – 2010 وتضم وحدتين هما وحدة ضمان الجودة ووحدة تقويم الأداء.
مهام الشعبة:
1. انجاز ملف تقويم اداء منتسبي الكلية من التدريسيين والموظفين سنويا
2. اعداد ملف جودة أداء الكليات سنويا.
3. اعداد ملف المقاييس النوعية والمؤشرات الكمية سنويا.
4. انجاز الخطة التشغيلية للشعبة سنويا.
5. انجاز دراسات تحليلية تخص جميع الجوانب العلمية والادارية في الكلية ووضع خطط التحسين المستمر بشكل دوري ومتابعة تطبيقها.
6. انشاء قواعد بيانات للتدريسيين والطلبة في الاقسام العلمية والشعب والوحدات الادارية التابعة للكلية.
7. انجاز دراسة التقويم الذاتي للكلية سنويا.
8. ترميز المقرر الدراسي سنويا.
9. تهيئة وصف البرنامج الأكاديمي سنويا.
10. متابعة اعمال الاقسام العلمية اداريا وعلميا.
11. الاجابة على الكتب الواردة من الأقسام العلمية والشعب والوحدات الادارية داخل الكلية والواردة من الجامعة والوزارة.
12. انجاز الاستبانات التقويمية مثل استبانة رأي الطالب بالتدريسي ورضا الطالب بالعملية التعليمية سنويا.
13. دراسة معايير المؤسسات العلمية في الخراج لغرض الحصول على الاعتماد الأكاديمي المؤسسي والبرامجي.
14. الاشراف على مختبرات الكلية ومدى مطابقتها للمعايير الوطنية لاعتماد المختبرات.
15. مفاتحة الجامعات الاجنبية اقليميا وعالميا لغرض الحصول على الاعتماد البرامجي.
شعبة الاعلام والعلاقات العامة
مهام الشعبة:
1- العمل على تغطية النشاطات والفعاليات في الكلية (مؤتمرات، ندوات ، ورش عمل ، حلقات نقاشية ومهرجانات رياضية ، واحتفالات, ومناسبات الخ) وتسليط الضوء عليها ودفعها الى وسائل الاعلام .
2- تنسيق وتسهيل مهام جميع القنوات الفضائية ووسائل الاعلام الاخرى لدى جميع مؤسسات الجامعة لإنجاز تقاريرها الاعلامية.
3- تنظيم المؤتمرات والاحتفالات في الكلية وانجاز الجوانب الاعلامية لتلك الاحتفالات من خلال وسائل الاعلام المقروءة والمسموعة المرئية.
4- متابعة جميع وسائل الاعلام وما ينشر فيها من امور تتعلق بنشاطات الكلية والحضور الدائم مع وسائل الاعلام في مثل تلك النشاطات.
5- توثيق اواصر الاخوة والتعاون بين منتسبي الجامعة وضمان علاقات طيبة مع الجمهور ونشر الوعي بعمل الجامعة وتجسيد منجزاتها بوسائل الاعلام المتاحة مع تامين استقبال الوفود والخبراء وتنظيم الزيارات التعريفية لهم.
6- تحرير ونشر الاخبار والتقارير الخاصة بالكلية والتشكيلات التابعة لها في المواقع الالكترونية
7- اجراء اللقاءات الصحفية والخبرية الخاصة بالكلية.
8- ادامة العلاقة والتواصل مع دوائر الدولة بما يخدم نشاط المجلس ويحقق اهدافه.
شعبة مكتبة الكلية
نبذة تعريفية بالمكتبة:
تأسست مكتبة كلية التربية / ابن رشد عام 1958 واول مكتبة كانت مكتبة التاريخ وكانت ابرز كتبها من مكتبة الملكة عالية ومن ثم تبعتها مكتبات الأقسام الاخرى، تتكون المكتبة من عدة مكتبات، وهي الاتية:
نبذة تعريفية بالمكتبة:
1. مكتبة اللغة العربية تضم أكثر من (6000) كتاب في مجال اللغة والادب والبلاغة والنقد والروايات)..
2. مكتبة اللغة الانكليزية تحتوي على (4000) كتاب في اللغة والادب الانكليزي اضافة الى الروايات والمسرحيات ومناهج التعليم.
3. مكتبة التاريخ وتضم (3020) في التاريخ القديم والاسلامي الحديث والتاريخ العراقي والعربي والاوربي فضلا عن كتب السير والتراجم.
4. مكتبة الجغرافية تحتوي على أكثر من (320) كتاب في الفكر الجغرافي – السكان – الزراعة والتجارة والنقل ...الخ.
5. مكتبة علوم القران تضم على أكثر من (2422) كتاب بالاختصاصات الاسلامية والاديان والفقه والسيرة النبوية.
6. مكتبة العلوم التربوية والنفسية وتحتوي على أكثر من (9020) كتاب في الاختصاصات التربوية والنفسية وباللغتين العربية والانكليزية.
7. مكتبة الدوريات وتضم (6720) دورية باللغة العربية و (7254) دورية باللغة الانكليزية.
8. مكتبة المراجع تعتبر من الاقسام المهمة وتحتوي على أكثر من (6700) مرجعا من السيرة النبوية والتفاسير ودوائر المعارف والسير والتراجم.
9. مكتبة الرسائل والاطاريح تضم أكثر من (1120) رسالة واطروحة لطلاب الكلية ولكافة الاقسام الموجودة في الكلية.
10. المكتبة الالكترونية تحتوي على أكثر من (11000) قرص (CD) مؤرشفة الكترونيا للرسائل والاطاريح لطلاب الكلية ولكافة الاقسام.
وحدة التزويد والفهرسة والتصنيف:
قامت ادارة المكتبة وكادرها بجهد كبير في اعادة ترتيب وتصنيف الكتب بعد احداث عام (2003) حيث تم تصنيف الكتب حسب تصنيف (ديوي العشري) وترتيب البطاقات في الفهارس لتسهيل مهمة البحث بالنسبة للطلاب للوصول بسرعة الى الكتب في المكتبة ولكافة الاختصاصات.
تعمل المكتبة على ادخال جميع الكتب الموجودة في مكتبتنا على نظام (كوها) وتم فهرسة وتصنيف كافة الرسائل والاطاريح حسب نظام (ديوي العشري) فضلا عن الارشفة الالكترونية، وقامت المكتبة بإصدار دليل خاص بالرسائل والاطاريح لغاية عام 2022.
وقد قامت ادارة الكلية مع ادارة الكلية بجهد كبير من اجل توفير المصادر والمراجع التي يحتاجها الاساتذة والطلاب وذلك عن طريق:
1. شراء الكتب عن طريق المبالغ المخصصة من الكلية.
2. التعاون المستمر مع المكتبة المركزية في جامعة بغداد والجامعات والكليات الاخرى في بغداد وجميع محافظات العراق لتوفير الكتب والدوريات بشكل مستمر.
3. اهداء كتاب شكر الى من يهدي نسخه من مصنفاته المطبوعة من اساتذة الكلية والجامعات الاخرى، فضلا عن قيام عدد منهم بإهداء مكتباتهم خدمة للعلم وطلابه.
وحدة الإعارة وخدمات المستفيد:
تقوم ادارة المكتبة بإصدار هوية خاصة بالمكتبة لغرض اعارتها للطلاب ولأساتذة الكلية فقط، وتتبع في المكتبة نوعين من الاستعارة، هما:
الاستعارة الداخلية: تكون داخل المكتبة حيث يسمح للطالب اعارة المراجع والدوريات والرسائل والاطاريح داخل الكلية.
الاعارة الخارجية: يسمح للطالب والاساتذة استعارة الكتب وتكون مدة الاعارة (3) ايام لطلاب المرحلة الاولية و (5) ايام لطلاب الدراسات العليا واساتذة الكلية.
ومن الخدمات النوعية التي تقدمها المكتبة:
1. تقوم المكتبة بشكل دوري بحملات تأهيل الكتب والمصادر واصلاح التألف منها واعادة تجليدها للحفاظ عليها وتوفيرها بشكل لائق.
2. تقوم ادارة المكتبة دائما بالتنسيق مع قسم الخدمات بإعادة تأهيل قاعة المكتبة ومخازن الكتب وتوفير الاضاءة الجميلة والمكيفات واثاث المكتبة وترميم الجدران وصبغها.
نشاطات المكتبة:
1. تقوم المكتبة بالتنسيق مع اقسام الكلية لإقامة معارض الكتب على قاعة المكتبة.
2. السماح لدور النشر بإقامة معارض الكتب في قاعتها.
3. اقامة حفل باليوبيل الذهبي لتأسيس المكتبة المركزية.
4. قامت المكتبة بإهداء مجموعة كبيرة من الكتب والدوريات والرسائل الجامعية لمكتبة جامعة الموصل بسبب تعرضها الى الدمار والتخريب من قبل التنظيمات الارهابية.
شعبة الترقيات العلمية
نبذة تعريفية:
لا شك ان الترقيات العلمية عملية استحقاقية للأستاذ يرتقي ضمنها في تحصيل المرتبة تلو المرتبة بناء على عملية بحثية وخبرات متراكمة يقدمها للجامعة. وان هذا التدرج في الحصول على الترقيات العلمية الاكاديمية لا يكون عبثاً بل يكون وفق شروط ومعايير وتعليمات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي لسنة 167 لسنة 2017.
وقد أسهمت الترقيات العلمية في توفير الحافز القوي للتدريسي لزيادة نشاطه البحثي لان البحث العلمي هو قرين للحضارة وهو رافدها وميزانها الذي تجري عليه تجاربها واختباراتها .
فلا يمكن ان نتصور قيام حضارات دون ان تكون هناك بحوث علمية اخذت تتألق شيئاً حتى بلغت مرحلة جعلها تحقق في بلادها الحضارات الزاهرة.
مهام الترقيات العلمية:
1. عمل كل ما يتعلق بعمل لجنة الترقيات من تدقيق المعاملات والمتابعة .
2. حفظ الأوليات للتدريسين المقدمين للترقية.
3. تدقيق البحوث وارسالها الى الخبراء.
4. متابعة المعاملات مع أصحاب الترقيات في الكلية.
5. اجراء كل ما يتعلق بالمعاملات التي ترد من خارج الكلية من حيث (الاستلال الالكتروني والورقي واعتمادية المجلات).
6. ادخال المعاملات ضمن مجلس الكلية ثم ارسالها للجامعة.
7. طبع الكتب الرسمية واستمارات خلاصة الخدمة.
8. إقامة الندوات والورش حول الية التقديم للترقيات العلمية.
شعبة تكنولوجيا المعلومات
نبذة عن الشعبة:
كان اسم الوحدة منذ استحداثها في الكلية من التسعينيات باسم وحدة الحاسبة وبقيت تحت هذه التسمية لغاية عام 2020 واصبحت باسم وحدة تكنولوجيا المعلومات.
مهام الشعبة:
1- الاشراف على البرمجيات والانظمة الخاصة في الاقسام العلمية والشعب والوحدات الادارية في الكلية.
2- تقديم الدعم الفني لتدريس مادة الحاسبات لطلبة الدراسات الاولية في الكلية.
3- الاشراف على صيانة وادامة اجهزة الحاسبات في الاقسام العلمية والشعب والوحدات الادارية في الكلية.
4- الاشراف على توفير ومتابعة خدمة الانترنت لكافة مفاصل الكلية.
5- الاشراف على خطط التدريب وتأهيل العاملين في الحاسبات ورفع كفاءة الاداء.
6- تقديم الخدمات المتعلقة باستعمالات الحاسوب في الاعمال التخطيطية والاحصائية وادارة المعلومات وقبول الطلبة.
7- توفر وتسهيل استخدام البرمجيات العلمية الحديثة للتدريسيين والموظفين في الكلية.
8- متابعة التطورات والتقدم التقني في مجال الحاسبات الالكترونية لتحديد حاجة الكلية من الحاسبات التعليمية والعملية.
شعبة الرقابة والتدقيق الداخلي
نبذة تعريفية بالشعبة:
ان مسؤوليات شعبة الرقابة والتدقيق الداخلي اتسعت على مستوى المهام والواجبات فلم تعد مقصورة على انجاز ما يتعلق بعمليات التدقيق للجوانب المالية والمحاسبية والادارية بل أصبحت تتسم بطابع استشاري في تحقيق أهدافها وتقييم وتحسين فاعلية عملية الرقابة وتقييم وذلك من خلال تقديم الخدمات الاستشارية، بشكل مباشر او غير مباشر وبعيدا عن التحيز، وتتميز شعبة التدقيق بنشاط مستقل في الأمور الإدارية أو مالي بشكل يضمن جودة التدقيق وسلامة نتائجه.
وتعد شعبة الرقابة والتدقيق الداخلي أحد شعب المهمة في كلية التربية ابن رشد للعلوم الانسانية والمرتبطة أدارياً بالسيد العميد الكلية.
رؤيا الشعبة:
هي التميز في الأداء وتقديم الاستشارات والدعم لجميع أقسام وتشكيلات الكلية لغرض التطوير والتحسين المستمر وتقويم الأداء للتحقق من الكفاءة والاقتصادية والفاعلية في استخدام الموارد المتاحة.
رسالة الشعبة:
تسعى شعبة الى ضمان جودة التدقيق في جميع الممارسات التدقيقية والرقابية في الكلية لغرض الحفاظ على المال العام.
أهداف الشعبة:
1. التحقق من الالتزام بالقوانين والأنظمة والتعليمات والإجراءات المتبعة في الكلية.
2. التأكد من صحة التصرفات المالية في الكلية ولجميع الاقسام العلمية والشعب والوحدات الادارية.
3. التأكد من صحة وكفاءة الإجراءات الإدارية من خلال تقويم الأداء.
4. التحقق والتأكد من الاستخدام الأمثل للموارد البشرية.
5. تزويد قسم التدقيق والرقابة الداخلية في رئاسة الجامعة بالتقارير الدورية والاجراءات الرقابية.
6. وضع الخطط و البرامج الخاصة بالتدقيق والإجراءات المتعلقة بتنفيذ الأعمال المختلفة بموجب التعليمات النافذة بغية ترشيد النفقات والحفاظ على المال العام.
هيكلية شعبة الرقابة والتدقيق الداخلي في كلية التربية ابن رشد للعلوم الانسانية
أولا. مدير الشعبة: من المهام والواجبات التي يقوم بها: -
1. اشراف على توزيع المهام ومتابعة نشاط العاملين في شعبة التدقيق.
2. الاطلاع على البريد وأحالته على منتسبي الشعبة.
3. الإشراف على تدقيق القيود والمستندات الحسابية والقوائم والاعتمادات وكافة المعاملات التي يترتب عليها التزامات مالية.
4. دراسة التقارير المرفوعة من قبل المدققين الشعبة وابداء الرأي بالتجاوزات واقتراح الحلول اللازمة لمعالجتها.
5. تقديم المطالعات والمعالجات بشأن التجاوزات الناجمة في الأعمال المنجزة.
6. متابعة انجاز الحسابات الختامية الخاصة بـ (حسابات الموازنة - حسابات صندوق التعليم العالي – الدراسات المسائية – المكتب الاستشاري – حسابات
7. مجلة استاذ).
8. الاشراف على تنفيذ متطلبات التدقيق الجهات الخارجية ومع هيئة ديوان الرقابة المالية.
9. المشاركة في عضوية ورئاسة اللجان المختلفة الخاصة بطبيعة العمل.
10. يقوم بأي مهام أخرى يكلف بها وتقع ضمن نطاق عمل الشعبة وضمن مهامه ومسؤولياته الوظيفية.
11. استلام التقارير والملاحظات الواردة من الجهات الرقابية الخارجية (الجامعة / الوزارة / ديوان الرقابة المالية الاتحادي).
12. ملاحظة مدى استيفاء الاجابات على جميع الفقرات والملاحظات الواردة في التقارير.
13. ارسال الاجابات الى الجهات المعنية.
14. الاجابة على الاستفسارات الواردة من الشعب والوحدات الادارية في الكلية.
15. انجاز الاعمال المكلف بها من قبل رئيس القسم والتي تخص العمل الرقابي.
ثانياً. وحدة التدقيق المالي: من المهام والواجبات الوحدة: -
1. الرقابة والتدقيق على وصولات القبض ومستندات الصرف والقيد والتأكد من أن الصرف قد تم وفقآ للتخصيص المعتمد في الموازنة.
2. التأكد من صحة ترحيل المعاملات من مستندات الصرف والقيد والى السجلات المحاسبية اليومية وسجل الاستاذ والسجلات الفرعية.
3. الرقابة والتدقيق على قوائم الرواتب والأجور والمخصصات والمصروفات الأخرى ومطابقتها لكافة التعليمات والقرارات المالية والمحاسبية.
4. الرقابة على السلف وأعمال اللجان المؤقتة والمستديمة وسلف لأغراض النشاط.
5. المشاركة في عضوية اللجان المختلفة.
6. المساهمة في أعمال الرقابة الداخلية وممارسة الصلاحيات.
7. المشاركة في أعمال جرد الموجودات عن طريق مطابقة الموجودات في قوائم الجرد مع أرصدتها الدفترية (الفعلية) .
8. القيام بعمليات الجرد المفاجئ للصناديق الحسابات الخمسة (حسابات الموازنة - حسابات صندوق التعليم العالي – الدراسات المسائية – المكتب الاستشاري - حسابات مجلة الاستاذ). في الكلية.
9. القيام بالزيارات الرقابية على الشعب والوحدات الادارية في الكلية ورفع تقارير بها إلى مدير الشعبة.
10. انجاز الاعمال المكلف بها من قبل رئيس القسم والتي تخص العمل الرقابي.
ثالثاً. وحدة التدقيق الإداري: من المهام والواجبات للوحدة: -
1. تدقيق القرارات والأنشطة الإدارية والتأكد من انسجامها مع التشريعات النافذة.
2. تدقيق توصيات اللجان الداخلية، وأي قرارات تتعلق بالأهداف والسياسات العامة للكلية ذات الأثر الإداري.
3. تدقيق الاوامر الصادرة من شعبة إدارة الموارد البشرية والوحدات الادارية بكفاءة وفاعلية.
4. التحقق من توافر الإجراءات اللازمة لضمان سلامة الموارد والموجودات العامة في الكلية والوثائق المعززة لها والتحقق من أوجه استخدامها.
5. التدقيق على مدى التزام كافة منتسبي الكلية بالمهام والواجبات المحددة بالوصف الوظيفي لكل منهم بما يحقق رقابة الأداء المؤسسي.
6. التدقيق من اتخاذ كافة التدابير اللازمة لصحة السجلات والمستندات والوثائق والبيانات ذات الأثر الإداري.
7. مراقبة أعمال لجان التدقيق والتحقيق والتظلم بما يضمن سلامة القرارات الإدارية وانسجامها مع التشريعات النافذة.
8. التحقق مدى مطابقة البيانات في السجلات الواردة في الشعب والوحدات الادارية من خلال الجولات الميدانية والتفتيش المفاجئ.
9. التحقق من تنفيذ جميع الخطط والبرامج المقرة ورفع التقارير الدورية إلى رئيس المباشر.
10. اعداد مسودة التقرير الشهري وكلما دعت الحاجة عن أعمال الرقابة الداخلية/الادارية والانجازات والملاحظات.
11. الاشتراك في اللجان الادارية كافة من خلال عضوية المدققين في هذه اللجان كلجنة الترفيعات ولجنة تغيير العناوين الوظيفية ولجنة الحوافز وغيرها.
12. إقامة الدورات التدريبية والورش والندوات للموظفين المتعلقة بالحسابات الختامية والتدقيق والرقابة والمخازن وحسب مقتضيات مصلحة العمل.
13. متابعة عمل لجان المشتريات والفحص واعتدال الاسعار والتأكد من أن عمليات الشراء تتم وفقاً للتعليمات والقوانين الصادرة.
14. متابعة حركة المواد التالفة والبطيئة الحركة والمواد التي تم تحويلها الى مخزن المخلفات والمستهلكات.
شعبة الدراسات العليا
وحدة القبول والتسجيل:
تعد وحدة القبول والتسجيل في الدراسات العليا من الوحدات الادارية التي تأخذ على عاتقها المهام الاتية: -
1. اعلان ضوابط التقديم للدراسات العليا.
2. استقبال الطلبة المتقدمين للدراسات العليا.
3. تدقيق ملفات المتقدمين للدراسات العليا.
4. متابعة الاقسام العلمية وتزويدهم بأسماء المتقدمين للدراسات العليا.
5. متابعة اجراءات الامتحان التنافسي.
6. تدقيق نتائج الامتحان التنافسي.
7. رفع نتائج الامتحان التنافسي.
8. رفع اسماء الطلبة المقبولين في الدراسات العليا الى رئاسة جامعة بغداد.
9. اعلان نتائج الامتحان التنافسي.
10. اعلان الطلبة المقبولين في الدراسات العليا.
11. اصدار الامر الاداري بالقبول بعد صدور الامر الجامعي.
12. ارسال الامر الاداري والامر الجامعي بالطلبة المقبولين الى الاقسام العلمية.
13. استقبال الطلبة المقبولين في الدراسات العليا.
14. تسجيل مباشرة الطلبة المقبولين بالدراسات العليا.
15. اصدار امر اداري بمباشرة الطلبة بالدراسات العليا.
16. تزويد الطلبة المقبولين بالدراسات العليا بكتب تأييد القبول والمباشرة للطلبة المقبولين والمعينين في دوائر حكومية وحسب الضوابط.
17. تزويد الطلبة المقبولين بكتب تأييد استمرار بالدوام في الدراسات العليا وحسب الضوابط.
18. تزويد الطلبة المقبولين بكتب تسهيل مهمة للطلبة المقبولين في الدراسات العليا وحسب الضوابط.
وحدة الوثائق وصحة الصدور:
تعد وحدة الوثائق وصحة الصدور من الوحدات الرئيسة والمهمة لعمل الدراسات العليا والتي تأخذ على عاتقها المهام الاتية:
1. تزويد الطلبة الخريجين بالوثائق والتأييدات والشهادات الجدارية.
2. الاجابة على كتب صحة الصدور المرسلة من الكليات والجامعات والدوائر الحكومية المتعددة.
3. الاحتفاظ والمتابعة الدورية لسجل الصادر السري الخاص بالوثائق والشهادات الجدارية وصحة الصدور.
4. الاجابة على الكتب الرسمية الخاصة بالطلبة الخريجين.
وحدة تدقيق الوثائق والسجلات:
تعد هذه الوحدة جزء من وحدات شعبة الدراسات العليا وهي من الوحدات التي تأخذ على عاتقها المهام الاتية:
1. تدقيق وثائق الطلبة المقبولين في الدراسات العليا وارسالها الى الجامعات والكليات الحكومية لغرض اجراء صحة الصدور بشأنها.
2. تدقيق مواقف الطلبة المقبولين في الدراسات العليا والمتابعة الدورية اداريا وفنيا وعلميا.
3. متابعة الاجراءات القانونية فيما يخص حالات التلاعب والتزوير.
4. تدقيق السجلات الامتحانية لطلبة الدراسات العليا ومتابعتها في الاقسام العلمية والعمل على اجراء محاضر التدقيق فصليا بشأنها.
وحدة الملفات والتوثيق الالكتروني:
تعد هذه الوحدة احدى الوحدات الادارية والتي تتمتع بمهام فنية وادارية مهمة والتي تأخذ على عاتقها الاجراءات الاتية: -
1. ارشفة البريد الصادر والوارد من والى الدراسات العليا.
2. ارشفة ملفات الخريجين الكترونيا.
3. تنظيم ملفات المستمرين والخريجين.
شعبة الدراسات والتخطيط
نبذة تعريفية عن الشعبة:
هي شعبة ادارية ترتبط بمعاون العميد للشؤون العلمية والدراسات العليا، وتتكون الشعبة من ثلاث وحدات ادارية هي:
1-وحدة البيانات والمعلوماتية: مهام هذه الوحدة الاجابة على الكتب الجامعية الواردة من شعبة البيانات والمعلوماتية والعمل على البرامج الخاصة بقاعدة بيانات التدريسيين والموظفين والعقود والاجور اليومية واهمها نظام الدراسات والتخطيط والواقع التشغيلي والنظام الاحصائي.
2-وحدة التخطيط: مهام هذه الوحدة الاجابة على الكتب الجامعية الواردة من شعبة التخطيط من اهمها خطة التنمية المستدامة والخطة الاستراتيجية والنشاط الفصلي والهيكلية العلمية والادارية والفنية والبحثية والخطة الوطنية لحقوق الانسان.
3-وحدة الاحصاء: مهام هذه الوحدة هي الاجابة على الكتب الجامعية الواردة من شعبة الاحصاء ومن اهمها الاحصاء الجامعي والتقني لكل عام دراسي الخاص بطلبة الدراسات العليا والاولية الصباحية والمسائية، التقرير الاحصائي السنوي، ونشرة الخريجين للدراستين العليا والاولية، واحصاء مركبات الدولة.
اهم اعمال الشعبة السنوية هي:
1. الاحصاء الجامعي والتقني للدراسات العليا والاولية الصباحية والمسائية لكل عام دراسي واحصائية بأعداد التدريسيين حسب الالقاب العلمية والشهادة واحصائية بالموظفين للملاك الدائم والمؤقت حسب عناوينهم الوظيفية والشهادة.
2. التقرير الاحصائي السنوي ويشمل جميع مفاصل الكلية الادارية والفنية والعلمية وبحوث الهيئة التدريسية المنشورة والمقبولة للنشر والغير منشورة واسماء الطلبة الخريجين وعناوين الرسائل والاطاريح والدورات التدريبية للتدريسيين والموظفين خارج وداخل العراق
3. الهيكلية العلمية والادارية والفنية والبحثية :- الهيكلية العلمية تشمل الملاك التدريسي داخل القسم وعدد الساعات التدريسية داخل وخارج القسم والحاجة الفعلية للتدريسيين في القسم العلمي / الهيكلية الادارية وتشمل الملاك الاداري للموظفين في الشعب والوحدات الادارية والحاجة الفعلية للموظفين داخل التشكيل / الهيكلية الفنية تشمل الملاك الاداري للمختبرات داخل التشكيل والحاجة الفعلية للملاك الاداري في المختبرات / الهيكلية البحثية تشمل الملاك الاداري للوحدة البحثية داخل التشكيل والحاجة الفعلية للملاك الاداري في الوحدة .
4. نشرة الخريجين للدراستين العليا والاولية الصباحية والمسائية وهي احصائية بعدد الطلبة الخريجين حسب الشهادة والجنس لكل عام دراسي.
5. النشاط الفصلي وهو عبارة عن نشاط الشهري للتشكيل يتم ارساله كل ثلاث أشهر بشكل دوري خلال العام الدراسي ويتضمن أربع محاور: -
- المحور العلمي: المؤتمرات داخل الكلية والندوات وورش العمل والدورات
- المحور الاداري: يتضمن عدد المتقاعدين والمنقولين من والى التشكيل وعدد الترقيات العلمية
- المحور الطلابي: يتضمن عدد الطلبة المشاركين في الامتحان والمؤجلين والمرقن قيودهم والراسبين في الامتحان والغش.
- المحور الهندسي: يتضمن عدد الانجازات خلال المدة المحددة المنفذة والمخططة.
6. الخطة الاستراتيجية والتنمية المستدامة والخطة الوطنية لحقوق الانسان.
7. فضلا عن البرامج الالكترونية الخاصة بتحديث بيانات التدريسيين والموظفين بشكل يومي حسب الالقاب العلمية والشهادات والدرجات الوظيفية ورفق نسخ من الاوامر الجامعية والادارية الخاصة بذلك.
8. وبرنامج الدراسات والتخطيط وبرنامج واقع الحركة التشغيلية وبرنامج النظام الاحصائي.
شعبة شؤون طلبة الدراسات الأولية
رؤية الشعبة:
تسعى شعبة شؤون الطلبة والتسجيل إلى الارتقاء بعملها في متابعة شؤون الطلبة بما يتعلق بمعالجة حالاتهم الدراسية وبحسب الضوابط والتعليمات الوزارية الواردة في دليل إجراءات شؤون الطلبة وضوابط القبول وشروطه لكل سنة دراسية وباتباع أفضل السبل والتقنيات الالكترونية الحديثة؛ لضمان السرعة والدقة في العمل في قبول وتسجيل الطلبة في كليتنا.
رسالـة الشعبة:
تقوم مهام شعبة شؤون الطلبة والتسجيل بكل ما يتعلق بحالات الطلبة وقضاياهم الإدارية أو الفنية بدءاً من قبول الطالب في الجامعة ولغاية تخرجه بالمتابعة المستمرة والتنسيق بين الكليات على وفق الأهداف العامة ، ومتطلبات تطوير المجتمع ؛ ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن الجهات العليا ، وتنظيم وتنسيق قبول الطلبة ، فهو وسيلة الاتصال الفاعلة بين الطالب والجامعة من جهة وبين الكليات ووزارة التعليم العالي والبحث العلمي والجهات الخارجية من جهة أخرى ، إذ يُعنى بتطبيق الضوابط والتعليمات الصادرة من قبل وزارة التعليم العالي إلى جانب حرصها على التوجيه والإشراف بكل ما يتعلق بحالات الطلبة التي تنجز عن طريق شعب التسجيل في الكليات ، ومما لا شك فيه أن رسالة الشعبة لا يمكن أن تتحقق إلا بالتعاون الكامل بين الجامعة والكلية بكل ما من شأنه الإسهام بانسيابية العمل وإجراءات قسم التسجيل وشؤون الطلبة .
اهـداف الشعبة:
1. مراعاة جميع الجوانب الصحية والاجتماعية والاقتصادية للطلبة المقبولين من حيث الاستقبال والإرشاد وتسهيل جميع إجراءات القبول بما ينسجم مع التطور التقني مع ويتوافق الضوابط والتعليمات الوزارية المعتمدة.
2. توثيق العلاقة القائمة على الأسس السليمة بين الطالب والكلية
3. بناء الأسس والقواعد الرصينة في الهيكلية الادارية لإدارة التسجيل.
4. المحافظة على حقوق الطلبة بجميع جوانبها وبحسب الضوابط والتعليمات المعتمدة.
5. بناء قاعدة بيانات ورقية والكترونية لجميع خريجي الكلية.
6. الانتقال التدريجي من وسائل العمل التقليدية واعتماد التقنية الحديثة في العمل الاداري بما يضمن سرعة الانجاز ودقة العمل للارتقاء بعمل التسجيل بما يخدم الطلبة والكلية في آنِ واحد.
الوحدات التابعة لشعبة شؤون الطلبة والتسجيل
اولاً. وحدة سكرتارية معاون العميد لشؤون الطلبة:
ترتبط وحدة السكرتارية بالسيد معاون العميد لشؤون الطلبة والتسجيل ومن واجباتها انها تقوم بجميع المهام الادارية من بريد صادر ووارد تابع للسيد معاون العميد وجميع اعمال المكتب وذلك بغية دقة العمل وسرعة الانجاز.
ثانياً. وحدة القبول والتسجيل: ان من مهام الوحدة: -
1. تسجيل الطلبة المقبولين لجميع القنوات الوزارية وللدراستين الصباحية والمسائية (القبول المركزي ، ذوي الشهداء ، النخبة ، المعلمين المجازين دراسياً ، التعليم الحكومي الخاص الموازي ، تعديل الترشيح)
2. حفظ الاوامر الوزارية والجامعية والادارية في ملفات الطلبة
3. تسجيل الطلبة المنقولين والمستضافين من والى كليتنا ورقياً والكترونياً ومتابعة اجراءات الاوامر الخاصة بهم وما يتعلق بملف الطالب ودرجاته
4. الاجابة على الكتب الجامعية الخاصة بالطلبة المستمرين في الدراسة واصدار كتب التأييد الخاصة بهيئة التقاعد الوطنية وكافة الدوائر الرسمية
5. متابعة الاوامر الادارية الخاصة بالطلبة الراسبين والمؤجلين عن طريق اعضاء الارتباط بين الاقسام العلمية وبين موظفي وحدة القبول والتسجيل
6. توزيع الطلبة الجدد على الاقسام العلمية وحسب النسب الواردة في دليل اجراءات شؤون الطلبة وضوابط القبول وشروطه
7. متابعة وتحديث ملف الطالب ورقياً والكترونياً باستمرار.
8. متابعة الية تطبيق طلبة المرحلة الرابعة وتوزيعهم حسب مناطق سكناهم بالتعاون مع الاقسام العلمية
9. ترميز الطلبة (Code Number).
ثالثاً. وحدة صحة الصدور واصدار الوثائق: ان من مهام الوحدة: -
1. متابعة عملية تخرج طلبة المراحل المنتهية واصدار الاوامر الادارية الخاصة بتخرجهم وذلك للمصادقة عليها من قبل رئاسة الجامعة
2. تزويد الطلبة الخريجين بالوثائق والتأييدات والشهادات الجدارية
3. الاجابة على كتب صحة الصدور الخاصة بالوثائق والشهادات
4. الاجابة على الكتب الخاصة بالطلبة الخريجين
5. تشكيل لجان تدقيقية لمتابعة ملفات الطلبة وكذلك حالات التزوير ان وجدت.
رابعاً. وحدة تدقيق الوثائق والسجلات:
1. تدقيق وثائق الدراسة الاعدادية للطلبة المقبولين في الدراستين الصباحية والمسائية وذلك بالتنسيق من قسم شؤون الطلبة في رئاسة الجامعة عن طريق البوابة الالكترونية الخاصة بالتدقيق
2. تدقيق سجلات الخريجين وارشفتها صورياً.
خامساً. وحدة الملفات والتوثيق الالكتروني: تقوم هذه الوحدة بأرشفة ملفات الطلبة الخريجين.
سادساً. وحدة الصادرة:
1. تقوم وحدة الصادرة بأصدار ارقام للمعاملات والكتب الرسمية الصادرة من شعبة التسجيل وشؤون الطلبة.
2. تسجيل كافة الكتب الصادرة من شعبة التسجيل وشؤون الطلبة.
3. توزيع البريد الصادر الى الاقسام العلمية التابعة لكليتنا.
4. ارشفة الكتب الرسمية الصادرة ورقياً والكترونياً.
آلية تسجيل الطلبة في الدراسة الصباحية:
تعتمد نتائج القبول المركزي المعلنة على الموقع الالكتروني الرسمي للوزارة ويعد الإعلان إشعاراً رسمياً إلى الكلية لبدء تسجيل الطلبة في اليوم التالي لإعلان النتائج وتستمر فترة التسجيل خلال (15) يوم عمل ابتداءً من تاريخ بدء التسجيل.
المستمسكات المطلوبة لتسجيل الطلبة المقبولين:
1- أصل وثيقة الدراسة الإعدادية معززة بتصديق المديرية العامة للتربية في المحافظة.
2- كفالة ضامنة على وفق نموذج معد من الشعبة القانونية في الكلية.
3- نسخة ملونة من شهادة الجنسية وهوية الأحوال المدنية العراقية او البطاقة الوطنية.
4- نسخة ملونة من بطاقة السكن.
5- صور حديثة عدد (4).
6- استمارة الفحص الطبي على وفق نظام اللياقة الصحية رقم (5) لسنة 1992.
ضوابط وشروط التقديم في الدراسة المسائية:
1. عراقي الجنسية.
2. حائز على شهادة الدراسة الإعدادية العراقية معززة بتصديق من المديرية العامة للتربية في المحافظة
3. يحق للطلبة التقديم في الدراسة المسائية على إن لا يقل معدل المتقدم عن (60%)
4. يحق للمعلمين المستمرين بالخدمة التقديم في الدراسة المسائية على ان لا تزيد نسبتهم عن (5%) من خطة القبول في القسم ويكون قبولهم زيادة على الخطة
5. لا يحق للطالب الذي أكمل إجراءات التسجيل في قبوله المركزي التسجيل في الدراسة المسائية إلا إذا قام بتقديم طلب إلغاء قبوله بعد تسجيله ولا يحق له العودة لقبوله المركزي مرة أخرى.
6. يتم قبول الطلبة الغير العراقيين (المقيمين) من الحاصلين على شهادة الثانوية العراقية قبولاً أوليا في الدراسة المسائية.
7. يسمح للتدريسيين من حملة الشهادات العليا التقديم للقبول في الدراسة المسائية في قسم اللغة الانكليزية.
8. قبول المكفوفين وضعاف البصر بدرجات عالية وذوي الاحتياجات الخاصة في التخصصات التي تقبلهم وفق الضوابط.
شعبة الموارد البشرية
مهام الشعبة:
1. اصدار الاوامر الادارية المتعلقة بالتعيين والمباشرة والتثبيت والعلاوة والترفيع والتنسيب ونقل الخدمات والشكر والتقدير والمكافأة والانفكاك والتفرغ الجزئي والاجازات الدراسية وتشكيل اللجان واحتساب الشهادة ومنح اللقب العلمي والقدم والاجازات الاعتيادية والاجازات بدون راتب والفصل السياسي والاجازات المرضية واجازات الامومة والاستقالة واعادة التعيين والاحالة على التقاعد ومنح لقب استاذ متمرس للتدريسيين والموظفين والمعينين بصورة مؤقتة حسب الضوابط والتعليمات.
2. اجابة البريد السري والشخصي ومتابعة الاحصائيات ومقارنتها مع شعبة الدراسات والتخطيط والاشراف على الملاك وتغيراته واعداد المطالعات في ضوء الضوابط والتعليمات.
3. تنظيم خلاصة الخدمة للتدريسيين والموظفين لأغراض مختلفة.
4. الاجابة على الكتب الواردة من رئاسة الجامعة.
5. اجراء كتب صحة الصدور لشهادات تدريسيي وموظفي الكلية وغيرها من الكتب الواردة التي تحتاج صحة صدور.
6. تنظيم استمارة التقاعد لكل منتسبي الكلية وارسالها على شكل CD الى هيئة التقاعد الوطنية شهريا.
7. التنسيق مع الشعبة المالية من اجل مطابقة التوقيفات التقاعدية مع اعداد منتسبي الكلية لغرض ارسال مبلغ الصك الى هيئة التقاعد الوطنية.
8. احتساب الاجازات الاعتيادية المتراكمة للمحالين على التقاعد.
9. تعميم الاعمامات الصادرة من رئاسة الجامعة ومن الكلية على الاقسام العلمية والشعب الادارية في الكلية.
10. ارشفة الملفات الخاصة بالتدريسيين والموظفين وفهرستها وعمل ارتباط تشعبي الكتروني لها وحفظها على اقراص صلبة (هارد) ومدمجة (CD).
11. تنظيم الملاك الخاص بمنتسبي الكلية من حيث التغيير الحاصل في الملاك من نقل وتنسيب وتغيير الالقاب العلمية والترفيعات والعلاوات والاجازات والاستقالة والتقاعد والتصنيف الوظيفي والملاك الاجمالي وارسالها الى رئاسة الجامعة بشكل دوري.
12. حفظ ملفات المنقولين خارج الكلية على قرص مدمج (CD).
13. حفظ الاوامر الادارية والكتب الرسمية الصادرة في ملفات منتسبي الكلية من تدريسيين واداريين ومعينين بصورة مؤقتة ومتقاعدين حسب العائدية فضلا عن حفظها في ملفات خاصة.
14. ارسال ملفات المنقولين من الكلية بعد تغليفها بشكل محكم وارسالها سريا مع قرص مدمج (CD) يحتوي الملف الى الجهة المنقول اليها مع متابعة كتب تأييد الاستلام.
15. تسجيل البريد الوارد الى الكلية وارساله الى الاقسام العلمية والشعب الادارية بعد تهميش السيد العميد عليها والتوجيه بالأرسال.
16. فتح سجلات الرسائل والاطاريح العلمية مع ارسالها الى الجهات المعنية (بريد طوابع).
17. ارسال كافة الكتب الصادرة من كليتنا الى الجهات المعنية داخل الكلية وخارجها.
18. تأييد حضور الموظفين عن طريق البصمة الالكترونية وتأشير الغياب.
شعبة الحسابات
مهام وواجبات الشعبة:
تتكون شعبة الحسابات في الكلية حسب الهيكل التنظيمي في الكلية من الوحدات الإدارية الاتية: -
أولاً. وحدة الموازنة:
1. تقوم هذه الوحدة بمهام الصرف على تخصيصات الموازنة السنوية وفق نظام رقابي محدد ومفاتحه الجامعة بالتخصيصات المراد إضافتها على تخصيصات الموازنة.
2. تقوم بمهام مراقبة صرف الأمانات المترتبة والسلف الخاصة بعمل الكلية.
3. كذلك متابعة التمويل من رئاسة الجامعة وتنفيذ الموازنة فيما يتعلق بالمستلزمات الخدمية والسلعية وصيانة الموجودات وشراء الموجودات الثابتة.
4. إعداد التقارير مع مطابقة كشف البنك وإرسالها الى الجامعة.
ثانياً. وحدة الرواتب:
1. تقوم هذه الوحدة بمهام إحتساب الرواتب والأجور الشهرية لمنتسبي الكلية (إداريين، فنين، تدريسيين، أجور يومية)، وكذلك إجور المحاضرات والإشراف مع طلبة الدراسات العليا.
2. إعداد الرواتب وفق برنامج على الحاسوب.
3. إعداد قيد تمويل يرسل الى الجامعة في نهاية كل شهر.
4. احتساب العلاوات والترفيعات الخاصة بمنتسبي الكلية والأوامر الإدارية الخاصة بالغياب والإجازات حسب الضوابط والقوانين النافذة.
5. تقوم الوحدة بأعمال عد وفرز الرواتب عند صرفها ودفعها للمنتسبين شهرياً.
6. تقوم بأعمال الأرشفة الالكترونية لقوائم الرواتب من سنة 2004 وصعوداً وخزنها على الحاسوب.
7. إعداد الكشوفات والبيانات المالية لصندوق تقاعد موظفي الدولة وكذلك الجهات الرقابية عند طلبها لهذا الكشوفات بترحيل قوائم الرواتب إلى سجلات خاصة للرواتب وبشكل شهري.
8. تقوم مهام احتساب أجور المحاضرات الإضافية والإشراف على طلبة الدراسات العليا.
ثالثاً. وحدة السجلات والحسابات: -
تقوم هذه الوحدة بمهام مسك السجلات المحاسبية المختصة (سجل سلف، سجل الامانات، سجل يومية عامة، سجل مراقبة الأثاث والمواد المخزنية، سجل مراقبة المستندات والصكوك، سجل الأستاذ).
وهي وحدة مساندة تعمل على نحو مكمل للوحدات في شعبة الحسابات من حي إدخال البيانات والمعاملات المحاسبية في السجلات الخاصة بها حسب تعليمات ومتطلبات إعداد البيانات المالية.
رابعاً. وحدة صندوق التعليم العالي: -
تقوم هذه الوحدة بمهام استلام الإيرادات الخاصة بالكلية عن إيجار المواقع الخاصة بالكلية وتتسلم الرسوم الخاصة لمنح كتب تأييد التخرج والشهادات الجدارية ومباشرة الطلاب ومنح الهوية، وكذلك تتسلم أقساط الدراسات الخاصة بالدراسات العليا وأي إيرادات أخرى عن نشاط الكلية. تقوم هذه الوحدة بصرف المكافئات والحوافز والصرف على أحتياجات الكلية عند عدم وجود تخصيصات الموازنة التشغيلية وحسب القرار 122 لسنة 1999م، وترتبط هذه الوحدة بمجلس إدارة صندوق التعليم العالي وتقوم بإعداد البيانات المالية الشهرية عن نشاط الصندوق وإعداد الحسابات الختامية لكل سنة.
خامساً. وحدة التجهيزات: -
ان الاعمال المناطة بوحدة التجهيزات هي:
1. أستلام مسؤولية مهام إدارة الوحدة.
2. أستلام لبريد الوارد من الجامعة او من أيه جهة أخرى والقيام بالإجابة عليه.
3. القيام بعمليات شطب المواد المستهلكة سنوياً (وتحمل مسؤوليتها) خلال السنة.
4. أستلام مخزن الاثاث وأستلم المواد الداخلية للكلية عماً بأن عدد المخازن (اثنان).
5. خزن المواد المشتراة على كافة الميزانيات (صباحي، مسائي، صندوق).
6. مسك سجلات مجلة الاستاذ والقيام بكافة الأعمال بهذه الميزانية.
7. تدقيق السجلات الخاصة بمخزن القرطاسية والإشراف عليها.
8. عمل الوصولات الخاصة الخاصة بكافة المواد الداخلية للكلية (صباحي، مسائي، صندوق).
9. الإشراف على مخزن المتنوعة وإستلام سجل المطبوعات والكتب وصيانة السيارات.
10. القيام بأعمال التجهيز لكافة المواد الخارجة من المخازن.
11. استلام مخزن المواد المسترجعة من الاقسام وعمل مستندات إدخال مخزني بها وإخراج.
12. خزن المواد المسترجعة وعزل الصالح منها بتوجيه أعضاء اللجنة المشكلة لهذا الغرض.
13. مساعدة أعضاء اللجان المركزية في نهاية السنة في جرد المواد.
14. إجراء عمليات ترتيب وتنظيم المخازن من فترة الى أخرى.
سادساً. الوحدات الإدارية ذات العمل المشترك مع شعبة الحسابات:
1-وحدة حسابات الدراسات المسائية:
تقوم هذه الوحدة بمهام حسابات الدراسات المسائية وهي وحدة مستقلة ذات تمويل ذاتي تستحصل إيرادات الطلبة وأقساطهم الدراسية، وثم صرف مستحقات الاساتذة المحاضرين والموظفين والعمال الذين يعملون خلال فترة الدراسات المسائية في الكلية.
ملاحظة: هذه الوحدة خارج الهيكل التنظيمي للكلية الخاص بالدراسات الصباحية، وذلك لكون الدراسات المسائية نظام مستقل غير مركزي.
2- وحدة حسابات مجلة الأستاذ:
تقوم هذه الوحدة بمهام حسابات مجلة الاستاذ، وهي مجلة علمية دورية تصدر في كليتنا لنشر بحوث الاساتذة داخل وخارج الكلية والنظام المحاسبي المعمول في هذه الوحدة نظام محاسبي موحد لكونها ذات تمويل ذاتي.
3- وحدة المكتب الأستشاري:
هي وحدة مسؤولة عن حسابات المكتب الاستشاري تعمل وفق نظام المحاسبة الموحد لكونها ذات تمويل ذاتي وغير مرتبطة بالموازنة الحكومية.
شعبة الخدمات
تعد شعبة الخدمات واحدة من الشعب المهمة لأي مفصل من مفاصل أي مؤسسة حكومية ولما تمثله من إعطاء استمرارية لأعمال الإدارية وتتلخص نشاطات الشعبة على سبيل المثال لا الحصر بمتابعة ما يأتي:
مهام الشعبة:
1. صيانة الكهربائية لكافة الوحدات بالكلية بجميع مفاصلها.
2. تشغيل المولدات الكهربائية ومتابعه صيانتها وتعبئة الكاز له وتخفيف الأحمال.
3. صيانة الحدائق بجميع أشكالها وتوفير مياه السقي والآبار.
4. صيانة المباني والحمامات ومن تأهيل وصبغ وصيانة عامة.
5. نظافة المباني بجميع أركانها وغرفها ضمن أمكانية كل كلية.
6. صيانة التأسيسات المائية وأبار الماء وحفر الآبار وسقي الحدائق.
7. صيانة الأبواب والشبابيك بمختلف أنواعها حديد أو ألمونيوم
8. صيانة الأبواب الخشبية والمقاطع
9. صيانة البدالة الهاتف الأرضي والداخلي وتوسيع الشبكة وعمل خطوط البدالة.
10. صيانة السيارات وتامين خطوط الموظفين حسب إمكانية الكلية وسيارات السيد العميد
11. متابعة أعمال المشاريع الخاصة للكلية بالبرنامج الاستثماري لكل سنة بحسب احتياجات الكلية.
12. صيانة مكيفات وتركيب أجهزة التكييف باختلاف أنواعها ومتابعة صيانتها.
13. تطوير الشبكة الكهربائية بما يتناسب وأحمال الكلية دون أن يؤثر على أداء الرئيسي لمولدات الكلية.
14. متابعة صيانة شبكة الضغط العالي وتبديل الاجهزة التالفة بما فيها المحول.